Un référentiel utilisateur est une base de données ou un système de stockage centralisé qui contient des informations sur les utilisateurs d'une organisation. Il s'agit d'un endroit où les données d'identification et les attributs des utilisateurs sont enregistrés et gérés de manière centralisée.
Un référentiel d'utilisateurs permet de lister tous les utilisateurs d'une entité. Il s'agit des collaborateurs évidemment mais également des freelances, des intérimaires et toutes les catégories d'utilisateurs qui ne sont pas habituellement gérées par le service RH.
Ce référentiel d'utilisateur est un prérequis à la gestion des habilitations car il permet de pouvoir arbitrer sur la légitimité d'un compte en fonction des caractéristiques administratives et fonctionnelles d'un utilisateur.
Par exemple, c'est le statut d'un utilisateur (parti, présent, par encore arrivé...) qui permet de décider si ses comptes doivent être actifs ou suspendus.