Une petite anecdote – pas si anecdotique sur l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Est-ce que ça ne vous rappellerait pas une situation déjà vécue ?
(le nouveau) – Bonjour, je suis Pierre, on m’a dit de venir ici à 9h parce que je viens d’être embauché au service marketing.
(l’assistante) – Ah ? Euh, je ne suis pas au courant, patientez, je vais me renseigner…
C’est le premier jour, et ça commence mal… Pour un nouveau collaborateur, arriver dans une nouvelle entreprise, c'est un peu comme une rentrée : souvenez-vous, ce mélange de stress et d’excitation, la découverte d’une nouvelle classe, de nouveaux professeurs et chaque année la même bonne résolution : « cette année, je vais être parfait »
Sauf que, si lors de votre arrivée, tout le monde est indifférent, que vous n’avez pas de bureau, pas d’ordinateur… votre motivation peut rapidement s’émousser.
Maintenant parlons chiffres, selon une étude du cabinet Robert Walters de novembre 2024, un cadre sur deux estiment que l'intégration dans l'entreprise est décevante.
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L'onboarding, c'est quoi ?
L’onboarding ce sont tous les processus qui permettront d’accueillir le nouveau collaborateur dans de bonnes conditions. Ce sont toutes ces choses qui, justement, lui donneront l’impression d’être attendu.
L’intérêt de pratiquer un onboarding est double :
- intégration : un collaborateur bien accueilli va se sentir plus vite ‘chez lui’. Le sentiment d’appartenance est crucial pour un collaborateur, il aura plus de raisons de s’investir pour l’entreprise, de s’y sentir bien et donc de créer une atmosphère propice à un bon développement de lui-même et de l’entreprise. Cela participe aussi à l’image de marque employeur. L’onboarding pour certains métiers tendus peut même être décisif dans la décision de rester ou de partir pour le collaborateur.
- productivité : quand un collaborateur arrive dans de bonnes conditions, il pourra être opérationnel plus rapidement. Un collaborateur qui n’a pas tout ce qu’il faut pour travailler va solliciter davantage ses collègues et perdre rapidement en motivation.
Les bonnes pratiques pour accueillir un nouveau collaborateur
1. Communiquez en amont
Ce n'est pas parce que le collaborateur n'est pas encore là qu'il faut l'ignorer, communiquez en amont ! L'étude du cabinet révèle que 12% des futures employés ne se présenteraient pas s'ils n'avaient reçu aucune communication en amont.
Dès la signature du contrat, établissez une communication régulière avec le futur collaborateur. Voici quelques idées d'échanges que vous pouvez avoir en amont du début du contrat : envoyez un message vidéo de bienvenue, invitez-le à prendre un petit déjeuner (réel ou virtuel) avec sa future équipe en amont, invitez-le à des soirées informelles, intégrez-le dans vos communications internes comme la newsletter ou les réseaux sociaux d'entreprise pour qu'il se familiarise avec l'organisation. Vous pouvez aussi lui envoyer un document de bienvenue qui lui explique comment fonctionne l'entreprise, les us et coutumes.
Nous le verrons ensuite dans la 2ème partie de l'article mais n'oubliez pas de lui communiquer ses accès informatiques principaux la veille ou le jour de son arrivée.
2. Informez largement les futurs collègues (directs ou indirects)
On pense principalement à l’implication des RH pour l’accueil d’un nouveau collaborateur, pourtant les RH, ne sont que la partie ‘institutionnelle’ et contractuelle de l’arrivée. Ceux qui vont le plus scruter le nouvel arrivant seront ses futurs collègues.
Si son arrivée est attendue et qu’il croise de nombreuses personnes qui lui souhaitent la bienvenue, cela le mettra dans une ambiance positive immédiatement.
En revanche, il ne faut pas que ce soit un feu de paille et que passé la première journée, il arrive dans l’indifférence la plus totale. Faites attention que durant les premières semaines, il ne mange pas seul ou qu’on lui propose de participer aux pauses-café qui sont un moment informel incontournable pour créer des liens avec ses collègues.
3. Le welcome pack
Le collaborateur n’est pas non plus spectateur de son intégration, c'est pour cette raison qu’il faudra lui proposer d’aller vers de nouvelles personnes par des réunions de travail au-préalablement organisées.
On pourra lui fournir un organigramme pour qu’il se familiarise tranquillement avec l’ensemble des collaborateurs et qu’on lui fournisse un kit institutionnel pour qu’il intègre les valeurs, les objectifs etc…
C’est le moment aussi d’introduire les réseaux d’entreprise pour discuter comme Slack, Teams, Workplace … mais aussi les espaces de stockages des dossiers.
N’oublions pas l’essentiel ^^ son bureau, son espace de travail, son matériel, ses logiciels etc.
On pense presque toujours au bureau, à l’ordinateur ou à la chaise mais on oublie souvent ce qui n’est pas visible : les accès informatiques, les logiciels… En effet, à quoi bon avoir un joli pc sur son bureau si l’utilisateur n’a pas d’identifiant ? Et comment peut-il commencer à travailler sans boîte mail ?
Des petits goodies sont toujours les bienvenus à ce moment-là 😁.
4. Si vous êtes le manager direct, préparez la première demi-journée d’accompagnement
Et ne précipitez pas les choses : prenez le temps de l’accueillir et de le mettre en confiance. Si vous êtes surchargé de travail et que cette arrivée vous encombre, faites l’effort de ne pas le montrer et arborez votre plus grand sourire. Montrez que vous êtes à l’aise et détendu. Ces efforts vous seront rendus au centuple par ce nouvel arrivant, lorsqu’il sera opérationnel.
Il est aussi envisageable de décaler son arrivée d’un jour ou deux pour être plus présent à son arrivée si une urgence vous tombe dessus la veille ou l’avant-veille. Vous pouvez en discuter avec lui afin qu’il ne se sente pas rejeté.
Profitez de cette demi-journée pour le présenter à tout le monde en visitant les locaux de l’entreprise. Expliquez en 2 mots, ce dont cette nouvelle tête sera en charge. Si vous êtes nombreux, scindez cette visite en deux, par exemple une moitié le matin et l’autre l’après-midi. Cela permettra au collaborateur ‘d’ingérer’ la quantité d’informations et aussi aux plus timides de réduire le stress engendré par cette quantité de nouvelles rencontres.
Selon l'étude du cabinet Robert Walters quatre salariés sur dix déclarent qu'ils n'ont pas mangé avec leur équipe le 1er jour.
5. L'après 'premier jour'
Très bien, jusque-là, vous avez fait un sans-faute, tout le monde joue son rôle d’accueillant parfaitement puis pfffff les semaines, mois qui suivent, plus rien.
On le sait, on ne sent pas chez soi en 5 jours. Quand on repense à nos débuts, il nous aura fallu du temps pour se sentir totalement à l’aise avec l’entreprise, les collègues, le travail et les méthodes.
D'ailleurs selon une étude menée par le cabinet Robert Walters, 64 % des cadres souhaitaient bénéficier d'un programme de formation et d'intégration dès leurs premières semaines. En outre, 54 % espéraient participer à un événement d'intégration après avoir commencé leur poste, et 52 % s'attendaient à être mis en contact avec un mentor ou un référent.
Il est important que les ressources humaines et le manager s’organisent pour planifier des points d’étapes. Il est important d’en parler avec transparence au collaborateur à son arrivée, de cette manière, il ne le vivra pas comme des bilans puisqu’il sera prévenu. Vous pouvez les planifier pour son 1er mois, 3ᵉ mois, 6ᵉ mois et 1ʳᵉ année.
Ces points ne doivent pas être des comptes rendus du travail de la personne mais des points de ressentis pour les deux parties. Cela permet de discuter d’incompréhensions, de petits malaises ou autre mais aussi de ce qui va, ce qui plaît etc.
Ces points entre manager et collaborateur peuvent se faire dans un cadre moins formel afin d’ouvrir la conversation.
6. Les outils d'aide au onboarding
Vous pouvez vous dire, génial, j’ai tout ce qu’il faut sur le papier sauf qu’on sait bien que dans la vie réelle, tout ne fonctionne pas à merveille.
Comment faire pour qu’il n’y ait pas d’accros dans ce processus ? Aidez-vous de solutions, il y en a pléthore sur le marché. Les solutions SaaS ont cet avantage de ne pas nécessiter une installation lourde et des paramétrages complexes et ont une bonne flexibilité.
Vous pouvez déjà regarder sur vos outils existants ce qui se trouve. Votre logiciel de paie, votre SIRH ont peut-être des briques pour faciliter les workflows comme l’envoi d’un mail quelques jours avant l’arrivée d’un collaborateur pour lui rappeler les informations essentielles, lieu, jour, heure d’arrivée, nom du manager…
Vous pouvez aussi lui envoyer des documents de présentation qui lui permettront de se familiariser avec l’entreprise, les produits ou même le planning de son intégration.
N’oubliez pas à ce moment la partie technique de l’onboarding, celle des créations de comptes. Il y a là un flou entre les RH, le manager et l’informatique pour ce qui est du matériel et accès. Vous ne le saviez peut-être pas mais il existe aussi des logiciels qui automatisent les créations de comptes.
Maintenant que vous êtes un as de l’onboarding humain, je présente un autre versant de l’onboarding tout aussi important : l’onboarding informatique.
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L'onboarding informatique, qu'est-ce que c'est ?
L’onboarding informatique, c'est l’ensemble des actions mises en place pour permettre un bon accueil du nouveau collaborateur du point de vue informatique. Cela regroupe l’ensemble de ce qui touche au service informatique : matériels et comptes. 49 % des nouveaux arrivants déclarent que leur poste de travail n’était pas entièrement installé selon l'étude du cabinet Robert Walters.
1. Matériels
Assurez-vous que son matériel est présent et opérationnel le jour J mais surtout, assurez-vous que la transmission des accès a été faite selon des règles de sécurité. On oublie donc le mot de passe posé sur un post-it sur le pc du collaborateur 😉.
2. La téléphonie
La téléphonie aussi doit être prête, matériel et paramétrage.
3. Les créations de comptes
Comme nous l’avons vu précédemment, un collaborateur sans boîte mail est forcément bloqué, pensez en amont aux différents paramétrages des instances comme Active Directory, mail, Google workspace / Microsoft 365, Slack…
La création des comptes étant une partie sensible de l'onboarding, la DSI veillera à bien avoir un processus fluide en place. Cela implique une rigueur et malheureusement beaucoup d'allers/retours avec les RH et les managers. C'est un temps à prendre en compte.
4. Les mots de passe
Une autre règle qui devrait être acquise dans toutes les entreprises, le premier mot de passe est temporaire et le salarié doit être invité à le changer dès sa première connexion.
Une solution
Pour cela, l’informatique aura sûrement besoin d’informations administratives que détiennent les RH, il faudra que les deux services se mettent en relation en amont.
Pensez automatisation ! En effet, il existe de nombreux logiciels qui permettent de faire un lien entre votre source RH comme un SIRH et l’Active Directory (ou autres annuaires utilisateurs) afin de recueillir les informations nécessaires sans déranger systématiques les personnes des services IT et RH. Les paramétrages se font en une seule fois et le risque d’erreurs est éliminé.
Un logiciel de gestion des identités et des accès (IAM) est donc un véritable atout dans l’onboarding d’un collaborateur.
Il résout de nombreux points de frictions et fait gagner énormément de temps. Vous automatisez vos créations, modifications et suspensions de comptes, votre transmission des mots de passe et votre gestion du stock informatique. Vous aurez aussi une meilleure gestion de vos licences en ne payant que ce que vous consommez.
Voici quelques questions à se poser sur le logiciel :
La compatibilité des logiciels
Coût et connexion (cloud)
Afin de préparer votre onboarding, vous pouvez connecter à l’aide d’une solution d’IAM l’ensemble de vos logiciels et applications pour des créations de comptes facilités et des synchronisations d’informations : qui arrive, qui part.
Assurez-vous que la solution puisse se connecter à un maximum de vos logiciels et applications.
Veillez à comparer les solutions, certaines ont des tarifs très chers car elles s’intègrent dans des briques plus vastes que de l’IAM. D’autres sont on-premise, c’est-à-dire stockées sur vos serveurs ce qui alourdit le logiciel.
Regardez aussi la facilité de connexion à la solution, si celle-ci est en SaaS vous pourrez vous connecter de n’importe où.
La facilité d'utilisation de la solution
Adaptée à la taille de mon entreprise
Une solution d’IAM peut vite devenir extrêmement complexe d’utilisation.
Assurez-vous que tout le monde s’y retrouvera, qu'elle sera lisible et efficace pour les RH, un paramétrage approfondi pour les IT, une interface fluide pour les managers.
Il existe tout type de solution d’IAM, des solutions ultra complexes et adaptées à de très grosses entreprises mais dont la mise en place et la prise en main sont complexes. Il existe aussi des solutions pour les ETI et PME faciles à prendre en main qui répondent parfaitement à un flux d’arrivée important, à une automatisation des processus tout en assurant la sécurité de vos identités et de vos accès.
Un processus d’onboarding est donc crucial mais le départ d’un collaborateur ne doit pas non plus être traité à la légère. C’est pour cela que son confrère l’offboarding, moins connu et moins populaire et aussi une étape incontournable dans la vie d’une entreprise.
L’offboarding, comme l’onboarding comporte ses points clés et ses risques, veillez à ne pas le délaisser !
Youzer spécialiste de la gestion des utilisateurs et de leurs comptes, aide les entreprises à gérer leur processus d’arrivée et départ. Youzer intègre un processus de workflows afin d’aider RH et IT à maîtriser leur onboarding humain et informatique.
