Un référentiel unique d’utilisateur comporte l’ensemble des données administratives des utilisateurs internes et externes à l’entreprise. Le fichier comporte donc uniquement des personnes physiques.
Il permet d’avoir une photographie précise des personnes ayant une relation contractuelle avec l’entreprise à un instant T.
Ce référentiel est ainsi un document relatif à l’informatique puisqu’on parle d’utilisateur.
Ce n’est pas une liste de collaborateurs selon une vision RH car les prestataires, intérimaires, consultants sont inclus.
Ce n’est pas non plus une liste de comptes, nous parlons bien de personnes physiques, ce qui exclut les comptes systèmes, les doublons, etc. On évite ainsi l’export des comptes de l’Active Directory par exemple 😉.
Le référentiel unique d’utilisateur a l’air si simple et pourtant si complexe à réaliser.
Pourquoi réaliser un référentiel d’utilisateurs ??
Cela sert à plusieurs niveaux :
- informatique : cela permet de recouper les comptes avec les utilisateurs. S’ensuit une analyse de comptes fantômes, de doublons, de comptes partagés.
- ressources humaines : cela permet de connaître la masse réelle d’effectif au sein de l’entreprise pour dimensionner des besoins en locaux, matériel ou même formation.
- managers : cela permet de connaître l’effectif réel de son équipe en permanence avec l’anticipation de besoin d’espace, de matériels, etc.
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Comment réaliser ce référentiel ?
Il faut identifier les différentes sources d’information qui permettront de construire ce fichier.
- Le SIRH ou fichier RH aussi appelé golden source contient l’ensemble des collaborateurs présents dans l’entreprise.
- Les managers connaissent les personnes externes à l’entreprise, mais présentes dans leurs équipes pendant une durée limitée.
Il s’agit ensuite de faciliter le transfert d’information vis-à-vis des managers avec, par exemple, un formulaire type à remplir.
Il n’est pas rare que les RH aient plusieurs sources d’information pour l’ensemble de leurs données. Il faut intégrer ces différentes sources.
Ensuite, il faut automatiser les imports des différentes sources puis traiter les spécificités comme les doublons, les multi-contrats, les changements de contrats, etc.
Ce recueil de l’information et l’automatisation qui s’ensuit peuvent se faire en interne de façon assez fastidieuse ou avec une solution extérieure qui facilitera grandement le travail.
Une solution d’IAM permet de travail de récupération des différentes sources pour constituer un référentiel unique d’utilisateurs.
