Le Group Atoll, acteur majeur dans le secteur du travail temporaire et du recrutement, offre des services variés tels que l'intérim, le CDD, le CDI, ainsi que des solutions en ligne.
Avec un réseau d'agences professionnelles, des cabinets de recrutement régionaux, et une agence d'intérim en ligne axée sur la gestion administrative, le Groupe ATOLL propose une gamme complète de solutions pour répondre aux besoins des entreprises en matière de recrutement et de gestion de l'intérim.
Atoll en quelques chiffres :
- 50 agences
- 180 collaborateurs
- Mouvement de personnel de 30%/an
Leur besoin :
Mettre en place un outil automatisé d’onboarding et d’offboarding pour gérer les créations et les suspensions des comptes des nouveaux collaborateurs. Offrir l’ensemble des outils dès le premier jour aux nouveaux arrivants.
Il y avait un SIRH, un Active Directory, il manquait la brique du milieu : la centralisation et la gestion des accès.
L’environnement est principalement en Microsoft mais il y a d’autres applications et il était nécessaire que Youzer puisse s’implémenter avec l’ensemble des outils.
Connaître en direct nos comptes utilisateurs, c’est très agréable dans Youzer.
Je vais comparer ce qu'on a chez Azure et chez Microsoft 365.
Avant on passait du temps à faire cette extraction. Aujourd’hui, pour avoir une vision en temps réel, ça nous prend 5 minutes. On sait en temps réel : qui a quoi.
On peut comparer ce qu'on a réellement et ce qui nous est facturé, notamment chez Microsoft.
Alexandre Bellon, DSI chez Atoll
Quelle était la problématique initiale d’Atoll ?
Atoll en tant que groupe d’agences de travail temporaire reçoit de nombreuses demandes de création de comptes avec un risque de rupture de contrat dans les premières semaines. Ces demandes arrivaient par différents canaux comme les mails, le téléphone, l’oral et même parfois par des bruits de couloir.
La création des comptes était manuelle ce qui fait que cela prenait beaucoup de temps.
Pour les départs, la situation était pire puisqu’ils l’apprenaient deux mois après le départ bien souvent ou sinon en catastrophe suite à un départ un peu houleux où les accès devaient être supprimés en urgence.
Il n’y avait pas de processus bien défini, c’était toujours dans l’urgence.
Il était difficile de suivre les besoins des utilisateurs et de fiabiliser les processus de départs des collaborateurs.
C’est l’ensemble de ces éléments-là qui a poussé l’équipe d’Alexandre Bellon à chercher un outil d’IAM en SaaS.
Atoll fonctionne avec de nombreux outils et le projet, c'est d’interconnecter l’ensemble de ces outils entre eux. Jusqu’à présent, chaque outil a un fonctionnement différent en termes de suivi, soit par mail, soit par des fichiers dans lesquels ils essayent de suivre les licences actives.
Quand il fallait faire un audit ou faire un état des lieux à un instant T, cela prenait en moyenne une heure et demie pour avoir une info car il fallait aller sur l’Active Directory, sur l’environnement 365 pour savoir qui avait quoi et voir l’état des licences.
Comment s’est effectué le choix de Youzer
Atoll travaille avec un prestataire informatique, Koesio, qui lui a recommandé Youzer, car lui-même est un client de la solution d’IAM. Une démo est rapidement organisée.
Ça a été très fluide, on n’a même pas cherché à savoir ce qu'il y avait sur le marché parce que la démo nous avait plu. L'interface était agréable, l’outil était en SaaS, il y avait un connecteur natif avec notre plateforme SIRH Lucca.
Très rapidement, les premiers connecteurs sont en place, les premiers packages sont créés et l’automatisation démarre rapidement.
C'est parti très vite. En fait, ce qu'on a apprécié, c'est qu’on était convaincu d'entrée de jeu d'une part, mais c'était très facile à prendre en main et très fluide d’autre part.
Alexandre Bellon, DSI chez Atoll
Durant la démo et les premiers tests, Alexandre a vite pris conscience de ce que Youzer allait pouvoir apporter à l’équipe informatique, ce qui allait et ce qui n’allait pas ressortait de façon évidente.
De plus, un élément a beaucoup séduit Atoll, c’est que tous leurs besoins ne rentraient pas dans l’application Youzer mais des solutions et des développements ont été trouvés pour que le projet puisse fonctionner.
La mise en place de Youzer
Atoll s’est lancé en test sur une agence afin de voir comment Youzer pouvait s’interfacer au quotidien et analyser les résultats.
Les 15 premiers jours ont servi de prise en main de Youzer dans lesquels les équipes d’Atoll ont beaucoup échangé avec le support technique pour se faire accompagner dans leurs différents projets.
Des adaptations se sont fait sentir et grâce aux échanges actifs, elles sont mises en place très rapidement.
Atoll est arrivé à une période charnière de Youzer où des fonctionnalités phares comme les tables de correspondance (qui simplifient la gestion des packages logiciels) et les workflows (qui automatisent complètement l’onboarding et l’offboarding) arrivaient.
Vu le turnover, on a normalisé, on a centralisé avec Youzer.
Puis les workflows sont arrivés et ça a été la révolution en termes de temps. On lance en un clic la création des comptes. Ça, c'est du bonheur. On a des logs, on peut se tenir au courant par des notifications. On sait ce qui se passe.
Grâce aux workflows, nous pouvons suivre l’intégralité de notre process d’onboarding et d’offboarding.
Alexandre Bellon, DSI chez Atoll
Aujourd’hui les workflows sont un vrai soulagement pour l’équipe informatique, ça a permis de fluidifier l’intégralité du processus d’arrivée, entre le moment où l’on sait qu’un futur collaborateur arrive et le jour J, tout est paramétré.
Cette première agence de ‘test’ a permis à l’équipe IT de créer des packages, puis des tables de correspondance qui servent à créer des conditions pour l’attribution des droits d’un utilisateur dans la création d’un compte.
Par la suite, d’autres agences ont été incluses et tous les packages ont été créés afin de coller parfaitement aux différents profils qui arrivent.
Quels sont les bénéfices d’une solution d’IAM au sein d’Atoll ?
Si je devais revenir en arrière, ça ne serait pas possible, on aurait du mal à se passer des workflows, ça, c'est clair. Si je fais un bilan : une création de compte avec toutes les unités, c'était 1h à 1h30, aujourd'hui c'est 5 minutes. Ni plus ni moins 5 minutes.
Les quatre minutes 30, c'est pour aller vérifier le déroulement du workflow, parce qu’on s’est donné comme règle d’aller contrôler un lancement sur deux pour voir que tout se passe bien.
Alexandre Bellon, DSI d'Atoll
Les processus d’onboarding et d’offboarding ont été grandement améliorés, en partie grâce à Youzer, qui a été une brique qui s’est implémentée dans l’écosystème d’Atoll et a comblé les manques.
La totalité du processus a été fluidifiée, de l’arrivée du collaborateur jusqu’à son départ. Leur SIRH notifie Youzer ce qui engendre le lancement d’un workflow en suivant des critères qui ont été prédéfinis en amont.
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L’accompagnement de Youzer
Atoll apprécie la grande proximité avec les équipes support. Les échanges sont fluides, les personnes sont techniques et pointues et savent apporter des réponses précises et claires.
On a des personnes techniques en face. Il arrive désormais que sur des supports de niveau 1 vous ayez des gens qui ne soient pas trop techniques et qui ne connaissent pas ce qui se passe dans le moteur. Là, on a des gens qui savent directement ce qui se passe dans le moteur.
Pour nous à l’IT, c'est du bonheur parce qu’on peut envoyer des logs. On peut parler avec des termes très techniques, très poussés et du coup on se comprend tout de suite, ça évite de perdre du temps dans les échanges.
Alexandre Bellon
Au sein de Youzer une boîte à idées est en place, dans laquelle l’ensemble des clients viennent déposer leurs envies d’évolutions et un système de votes vient mettre en avant les idées les plus demandées. Ensuite, Youzer analyse les demandes et met les plus plébiscités en backlog.
Alexandre Bellon apprécie cette boîte à idées car cela donne un sentiment de co-construction à la solution d’IAM.
La proximité que l’équipe informatique a avec Youzer est très appréciée.
Chez Youzer, nous sommes une entreprise à taille humaine et nous favorisons des relations de qualité avec nos clients.
Avec Youzer, il y a cette proximité, ce sentiment de co-construction aussi qui nous a plu. Youzer a ce relationnel avec ses clients. Ils sont proches d’eux et ne se cachent pas derrière des bureaux à l’autre bout de la planète.
On en a bien compris le système de vote et c'est très agréable de se dire que quelque part, on est en train de co-construire un peu la solution, à notre niveau, où on participe du moins à la co-construction avec tous les clients de Youzer.
Alexandre Bellon, Atoll
Quelles sont vos fonctionnalités préférées ?
- Les workflows
- Les tables de correspondance associées aux packages.
On n’a plus un seul utilisateur qui n’a pas un package. Si le collaborateur quitte l’entreprise, tous ses comptes sont désactivés.
Au départ, tout était manuel.
Ça a pris du temps à tout paramétrer au départ mais on est passé d’1h30 avant à 5 minutes maintenant.
Est-ce que vous recommanderiez Youzer ?
“J’aime la simplicité d'accès et le fait d’avoir accès à des fonctionnalités avancées, c’est pratique pour celui qui souhaite vraiment mettre les mains dans le moteur.
Le fait d'accéder à ces fonctionnalités, ça permet réellement de personnaliser la solution et de la faire correspondre à nos besoins.
On a des directeurs commerciaux qui sont très contents de voir qu'aujourd'hui, on a des accès J1 pour une personne qui arrive et qu'elle est opérationnelle.
- C'est simple
- Ça peut être avancé
- Ça fonctionne parfaitement
Pour nous c’est :
- un gain de temps
- de la centralisation,
- de la sécurisation des départs”
Alexandre Bellon, DSI chez Atoll
